Senior Informatiespecialist

Job Overview

Voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid zijn wij op zoek naar een Senior Informatiespecialist.

Omschrijving afdeling:
Het Ministerie van Justitie en Veiligheid bestaat uit een bestuursdepartement naast een aantal uitvoeringsorganisaties zoals de Immigratie en Naturalisatie Dienst, Dienst Justitiële Inrichtingen, het Openbaar Ministerie, etc. Binnen het bestuursdepartement zijn de beleidsdirecties georganiseerd en de ondersteunende taken, zoals P&O, Informatisering en het Dienstencentrum. Het Dienstencentrum richt zich op facilitaire diensten, inkoop, ICT en de informatiehuishouding. Het team Advies en Ondersteuning (AO) is onderdeel van de afdeling Klantondersteuning binnen het Dienstencentrum van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Het team AO verzorgt de ondersteuning van het digitaal, zaakgericht werken in het DMS DigiJust (FileNet) en digitaal vergaderen met de vergadertoepassing iBabs. Gebruikers kunnen er terecht met concrete vragen, voor instructies maar ook voor advies om de informatiehuishouding beter op orde te krijgen. Daarnaast is het team verantwoordelijk voor het duurzaam toegankelijk houden van archiefwaardige informatie, zowel in papieren als digitale vorm. Informatieverzoeken worden afgehandeld en er wordt zo nodig archiefonderzoek gedaan.

Omschrijving dienst, aanleiding en doel:
Eind 2016 is een programma ‘Samen Digitaal – Informatie op orde’ gestart om met alle directies binnen het Bestuursdepartement van JenV aan de slag te gaan met het verbeteren van de informatiehuishouding. Dit levert een flinke hoeveelheid extra klantvragen op naar begeleiding, advisering, instructie, analyse van huidige informatieverzamelingen, analyse van werkprocessen, etc.

Omschrijving werkzaamheden:
De Senior Informatiespecialist wordt ingezet op de begeleiding en advisering van werkgroepen ‘Samen Digitaal’ (en soms als projectleider) om te komen tot concrete verbeterplannen voor de Informatiehuishouding. Daarnaast wordt meegewerkt in de diensten die het team AO levert: analyse van netwerkschijven en andere informatiebronnen, adviseren over archivering, verzorgen van instructies en workshops over digitaal, zaakgericht werken, archiefvorming, e.d. Vanuit de werkgroepen worden ook functionele wensen geformuleerd voor de doorontwikkeling van het DMS DigiJust. Waar nodig wordt de aanpak steeds doorontwikkeld. Er zijn procedures voor het uitvoeren van een zogenaamde i-Scan, voor een i-Wasstraat en voor de migratie van informatie van netwerkschijven naar het DMS.

Omschrijving werkzaamheden:
– Deelnemen in een aantal werkgroepen vanuit het programma Samen Digitaal in de rol van deskundige en procesbewaker, gericht op het opstellen en uitvoeren van een verbeterplan Informatiehuishouding.
– Met het team AO vaststellen van de benodigde dienstverlening en die dienstverlening inplannen.
– Uitvoeren van de verbeteracties op de informatiehuishouding binnen de directies, zoals het beoordelen van informatie op netwerkschijven en in mailboxen, het adviseren over het overbrengen van informatie naar het DMS DigiJust, het adviseren over digitaal en zaakgericht werken in DigiJust, het beoordelen van zogenaamde ‘zaaksjablonen’, etcetera.
– Mee ontwikkelen en uitvoeren van workshops op het gebied van ordenen van informatie, archiefvorming, zoeken&vinden.
– Een bijdrage leveren in de ontwikkeling van ‘best practices’ en procedures voor het verbeteren van de informatiehuishouding op basis van ervaringen in de diverse werkgroepen Samen Digitaal.
– Functionele wensen vanuit de gebruikersorganisatie afstemmen met de Product Owner van het DMS DigiJust. Kennis nemen van de releaseplanning en langere termijn ontwikkelplannen voor DigiJust om de gebruikers hierover correct te kunnen informeren.
– In specifieke gevallen optreden als projectleider voor een specifiek, omvangrijk of extra complex verbetertraject bij een organisatieonderdeel.

Beoordelingscriteria interview:
– Gemotiveerde belangstelling voor organisatie/functie.
– Past binnen het team (enthousiast, resultaatgericht, geduldig).
– In staat om eigen werkervaring te vertalen naar klantsituatie.
– Beschikt over uitstekende communicatie- en luistervaardigheden.

VOG:
Bij eventuele gunning lever je zo snel mogelijk na startdatum bij de inhurende manager, een rechtsgeldig VOG in welke niet langer dan 6 maanden voorafgaand aan de beoogde startdatum is afgegeven, organisatie specifiek is én betrekking heeft op de aard van de uit te voeren diensten/werkzaamheden.

Geheimhoudingsverklaring:
Bij eventuele gunning lever je een ingevulde en ondertekende geheimhoudingsverklaring in als bijgevoegd bij de overeenkomst.

Functie eisen (knock-out criteria):
– Je bent beschikbaar voor een selectiegesprek in week 9 of 10.
– Je bent beschikbaar voor minimaal 32 uur per week voor de periode 11 maart 2019 tot einde opdracht.
– Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal HBO niveau.
– Je hebt minimaal 10 jaar ervaring in relevante rollen bij overheidsinstanties, waarvan minimaal drie jaar ervaring met verbetertrajecten binnen de rijksoverheid op het gebied van informatiemanagement.
– Je hebt het certificaat Prince II Practitioner.
– Je hebt relevante ervaring met Document Management Systemen op basis van FileNet.
– Je hebt het certificaat m.b.t. Business Proces Management.
– Je hebt het certificaat Agile/Scrum Master.
– Je hebt het certificaat IPMA D-niveau (theorie examen).

Functie wensen (gunningscriteria):
– Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met analyse en waardering van informatieverzamelingen.
– Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het ontwikkelen van methoden en procedures voor verbetertrajecten m.b.t. de informatiehuishouding.
– Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met projectleiding van projecten gericht op informatiehuishouding.
– Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met het ontwikkelen en geven van workshops.

Algemene informatie m.b.t. de aanvraag:
Locatie: Den Haag
Startdatum: 11-03-2019
Duur: 31-12-2019
Optie op verlenging: ja
Inzet: 36 uur per week
Tarief: marktconform
Sluitingsdatum: 11-02-2019
Sluitingstijd: 09:00
Intakegesprek: eerste week van maart 2019

Hoe dient uw aanbieding verzorgd te worden?
– CV in ”Word-formaat” geschreven in de taal van de uitvraag;
– Motivatie geschreven in de “ik-vorm”, waarin u zowel kort en bondig ingaat op de scope van de opdracht als puntsgewijs uw aansluiting op de eisen en wensen toelicht;
– Uw beschikbaarheid (per wanneer, aantal uren per week en vakantieplannen);
– Uw uurtarief specifiek voor de onderhavige aanvraag (inclusief reis- en verblijfskosten en excl. BTW).

N.B.
– Bij het ontvangen van uw reactie gaan wij er vanuit dat uw aanbieding voor deze aanvraag exclusief is. Hiermee wordt voorkomen dat uw aanbieding meerdere malen bij dezelfde opdrachtgever voor deze aanvraag wordt ingediend.
– Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient uw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in uw cv te zijn opgenomen. Dit verhoogt namelijk een succesvollere behandeling van de aanbieding.
– Tijdens het selectieproces wordt u op de hoogte gehouden van de voortgang. Mocht u vragen hebben, dan staan wij u graag te woord.

Job Detail
Shortlist Never pay anyone for job application test or interview.